Аутсорсинг управления проектами:

Аутсорсинг управления проектами (project management outsourcing) – привлечение внешнего менеджера или команды управления в проект заказчика для обеспечения его эффективного управления.

Под аутсорсингом управления проектами понимается услуга сторонней компании, которая готова взять на себя труд курировать определенные направления развития другой фирмы.

Благодаря такому аутсорсингу удается достичь гораздо более заметных результатов в сжатые сроки. Столь высокий эффект от услуги внешнего управления объясняется большим и многозадачным опытом управляющего агента.

Какие цели преследует аутсорсинг управления проектами

Использование нанятых специалистов для руководства бизнес- проектами и специальными программами является одним из наиболее эффективных способов достичь определенной цели в заданный промежуток времени. Практика аутсорсинга активно применяется, как в России, так и во многих других странах.

Нужно отметить, что наибольшая отдача от внешнего управления проектами, возможна в следующих случаях:

  • большого количества проектов
  • дефицит профессиональных кадров
  • необходимость добиться результата в ограниченные сроки
  • беспрецедентная сложность проекта, требующая высокой квалификации управленцев
  • наличие противоречий между заинтересованными сторонами проекта

Достоинства аутсорсинга

Среди преимуществ аутсорсинга по управлению проектами нужно отметить следующие:

  • Повышение эффективности управления проектами за счет опыта Компании-Исполнителя, наличия узкоспециализированных специалистов.
  • Возможность управлять большим количеством проектов одновременно, используя ресурсы внешней компании.
  • Доступность квалифицированного в управлении проектами персонала.
  • Повышение предсказуемости изменений через прозрачное и структурированное управление.
  • Концентрация на основных процессах, приносящих прибыль, за счет передачи ИТ-процессов внешнему поставщику.
  • Минимизация рисков за счет «жестких» договорных условий с поставщиком.
  • Возможность взыскать за некачественно выполненную работу.
  • Повышение компетентности команды проекта (при неполном аутсорсинге) со стороны Заказчика за счет передачи опыта и знаний от компании Исполнителя.
Аутсорсинг управления проектами обеспечивает:
  • решение проблемы дефицита квалифицированных ресурсов по управлению проектами;
  • сокращение сроков реализации проектов (опережение конкурентов, увеличение прибыли);
  • сокращение затрат при реализации проектов (увеличение прибыли);
  • улучшение качества результатов проектов (конкурентное преимущесто);
  • повышение компетенций сотрудников компании за счет передачи опыта;
  • повышение прозрачности процессов управления проектами (для акционеров, в рамках аудитов и сертификаций, при заключении партнерств).
Сравнение аутсорсинга с другими вариантами управления проектами
Ключевые факторы эффективного управления проектами Менеджер проекта от заказчика Менеджер проекта от подрядчика Менеджер проекта от
PM Expert
1 Знание стандартов и методологий управления проектами Возможно Возможно Обязательно
2 Наличие опыта управления проектами Возможно Возможно Обязательно
3 Наличие доступных временных ресурсов для управления проектом Обычно нет Да Да
4 Возможность эффективного управления ресурсами заказчика Да Нет Да
5 Защита интересов заказчика (на уровне договоров, тендеров, при реализации проектов) Да Нет Да

Функции менеджера проектов

либо руководителя проектного офиса (РМО) соответствующей квалификации,   станет аутсорсинг управления проектами, представляющий собой передачу соответствующих непрофильных функций третьему лицу, специализацией которого является управление проектами.

funkciivkompetenciimenedgeraproekta-1

Кто является Заказчиком аутсорсинга функций управления проектами»

  • Международные компании, для которых аутсорсинг функций управления проектами не является чем-то необычным. Такие компании оказываются к нему наиболее готовы. Как правило, международные компании прибегают к аутсорсингу в случае необходимости выполнения проектов реорганизации (изменение процедур управления, масштабные переезды и прочее) или проектов внедрения информационных систем. Причем надо отметить, что вполне распространенной практикой является параллельное использование собственных и привлеченных на аутсорсинг специалистов для управления проектами.
  • Крупные компании, реализующие инвестиционные проекты. В этом случае Заказчиком является высший менеджмент, выступающий инициатором формирования проектных офисов с функциями администрирования и информационной поддержки участников проекта. Такие проектные офисы могут на начальной стадии формироваться из числа аутсорсинговых специалистов, которые со временем постепенно выводятся из Проектного офиса, заменяясь специалистами Заказчика.
  • Компании, внедряющие у себя Корпоративную систему управления проектами и прибегающие к аутсорсингу отдельных функций на этапе внедрения данной Системы. Аутсорсинговые специалисты привлекаются на роли администраторов проектов или экспертов, оказывающих консультационно-методологическую поддержку Заказчика.
  • Государственные органы власти, реализующие масштабные целевые программы. При реализации госпрограмм основные трудности заключаются в необходимости оперативного налаживания вопросов планирования и структуризации мероприятий программы, обеспечении координации и совместной работы большого числа участников программы. Для преодоления отмеченных трудностей и обеспечения качества выполняемых работ, к решению такого рода задач все чаще привлекаются внешние специалисты по управлению проектами и программами.
  • Компании, которые уже столкнулись с определенными проблемами при реализации проектов своими силами. Это особая категория заказчиков, заинтересованных в аутсорсинге — компании нуждающиеся в срочном привлечении сторонних специалистов для вывода проекта из кризисной ситуации. Привлекая в таких ситуациях внешних специалистов, Заказчик не только повышает вероятность успешной реализации проекта, но и приобретает возможность получения внешней независимой оценки проблемного поля, в том числе выявления системных ошибок в организации работы компании или отдельных участников проекта.

Когда применяется аутсорсинг проектного управления:

  1. необходимо увеличить число выполняемых проектов в единицу времени;
  2. проект критически важен для компании, но вы не имеете достаточно квалифицированных кадров для управления им или хотите повысить вероятность успешного завершения проекта;
  3. вы не знаете что такое «управление проектами» и хотите оценить его полезность на практике;
  4. вы снижаете организационные противоречия в проекте за счет привлечения независимой «третьей стороны».

Аутсорсинг управления проектами